Die Stadt Hanau hat mit Beginn des Verfahrens Wettbewerblicher Dialog ein Gremium ins Leben gerufen. Der Bereit umfasste eine ausgewählte Gruppe von rund 140 Vertretern von Politik, Kultur, Wirtschaft, Vereinen, Interessengemeinschaften und gemeinnützigen Institutionen. Die Funktion des Beirats war es die Vergabestelle in Ihrem Entscheidungsprozess zu beraten. Erstmals setzte sich der Beirat im Dezember 2008 zusammen. Zunächst wurden dem Beirat die entstandenen Entwürfe vorgestellt, welche sie dann gemeinsam hinterfragten und diskutierten. Des Weiteren wurden in anschließenden Workshops die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungsvorschläge erarbeitet. Die Ergebnisse wurden dann der Vergabestelle und den Bietern kommuniziert. Ziel war es die Phase der Entscheidungsfindung durch die Einbindung des Beirats zu verkürzen und so die Umsetzung zu beschleunigen.